Como funciona o AntiTwiks

Para que serve

O AntiTwiks encontra e mescla leads, contatos e empresas duplicados no Kommo. Funciona em dois modos: verifica cada cartão novo na criação e resolve toda a base acumulada em uma passada em massa.

As correspondências são buscadas por telefone e email, não pelo nome do cartão: o mesmo cliente cadastrado três vezes com três grafias do nome continua sendo encontrado. Os dados do duplicado vão para o cartão principal e depois o duplicado é neutralizado — sem exclusão, porque a plataforma não deixa mais integrações apagarem cartões (veja «O que acontece com o duplicado»).

Como os duplicados são detectados

Contatos e empresas têm suas próprias abas de configuração; leads são tratados na aba Regras. A lógica de fundo é a mesma.

Campos de correspondência

• Telefone — comparam-se os últimos 10 dígitos. O formato não importa: +55 (11) 91234-5678 e 11912345678 são o mesmo número.
• Email — correspondência exata, sem diferenciar maiúsculas.

Lógica

• OU — basta um dos campos escolhidos coincidir. Encontra mais duplicados.
• E — todos os campos escolhidos precisam coincidir. Mais rígido, quase sem falsos positivos.

Travas adicionais

• Limite de semelhança do nome — cartões com nomes diferentes não são unidos mesmo com telefone igual.
• Exceções — listas de telefones e emails que nunca contam como sinal de duplicado (o número geral do escritório, info@, a linha do call center).
• Caixa de exclusão — um campo próprio no cartão: o que estiver marcado fica fora da verificação.
• Limite de contatos por empresa — uma empresa com muitos contatos não é unida por acidente.

Modo em tempo real

O Kommo avisa a integração quando um cartão é criado e a tarefa entra em uma fila. O processamento é sempre em segundo plano — o cartão em que você está trabalhando nunca trava.

• Atraso — de 1 a 60 segundos. Dá tempo para outras integrações escreverem telefone e email no cartão: recém-criado, ele costuma não ter esses dados.
• Ação ao encontrar — unir o duplicado ou marcá-lo com tag. Marcar é o jeito seguro de começar: observe uma semana o que a integração encontra e só então ligue a união.
• Depois da união — opcionalmente adiciona uma nota comparativa e cria uma tarefa para o responsável.

União em massa de toda a base

Tem aba própria. Uma passada resolve anos de acúmulo e percorre três fases, exibidas na interface como uma árvore de etapas:

1. Download. Os cartões são trazidos do CRM página a página, com limite de frequência.
2. Detecção. O índice é montado do nosso lado e as correspondências são buscadas localmente — sem uma única requisição de busca ao CRM. Por isso uma base com dezenas de milhares de cartões não vira milhares de chamadas de API.
3. União. Os pares são processados um a um; a árvore mostra quantos foram unidos, quantos foram ignorados e por quê.

A passada pode ser interrompida a qualquer momento: as uniões já feitas permanecem e continuam reversíveis. Se a cota do plano acabar no meio, a passada para imediatamente e os pares restantes são contados como ignorados com o motivo «cota esgotada».

Qual cartão fica

Para contatos e empresas, o cartão principal é definido pela estratégia que você escolher:

• o mais antigo por data de criação — normalmente o cartão «histórico» do cliente;
• o mais recente por data de criação — o novo, com dados atuais;
• o mais antigo ou o mais recente por data de alteração.

Leads têm lógica mais rica, definida por regras: elas valem por prioridade, de cima para baixo, e dentro de cada regra você escolhe qual lead fica — o mais antigo, o mais recente, o que tem tarefa, o que está mais adiante no funil ou o de maior orçamento. Também dá para limitar a regra a um funil, excluir etapas e definir a ordenação de desempate.

O que vai para o cartão principal

A transferência acontece sempre antes de o duplicado ser neutralizado.

• Campos. Os valores do duplicado são somados ao cartão principal. Dentro do mesmo campo os valores são unificados sem repetição: telefones comparados pelos últimos 10 dígitos e emails sem diferenciar maiúsculas, então o mesmo número em dois formatos não é guardado duas vezes.
• Tags. São transferidas, exceto as de serviço: nossas marcas internas nunca chegam ao cartão que sobrevive.
• Tarefas. As tarefas abertas do duplicado são realocadas para o cartão principal, então nenhuma fica presa em um duplicado neutralizado.
• Vínculos. Leads, empresas e contatos relacionados são revinculados ao cartão principal e desvinculados do duplicado.
• Conversas. Os chats do duplicado (WhatsApp, Telegram e outros canais) são revinculados ao cartão principal junto com todo o histórico. Vale para contatos; empresas não têm chats e leads recebem as conversas pelos seus contatos.
• Nota de união. O cartão principal recebe uma nota de serviço comparando o que havia no duplicado, o que havia no principal e qual foi o resultado.

O que acontece com o duplicado: neutralizado, não apagado

Pelos padrões de segurança para integrações públicas, excluir contatos, leads e empresas está fechado no nível da API: não existe método de exclusão e a requisição volta com erro. É a proteção para que um app externo não derrube a base com um único bug. Ou seja, hoje nenhuma integração legítima consegue «só apagar o duplicado».

Em vez disso, o AntiTwiks faz o seguinte:

• Contato ou empresa. Todos os campos do duplicado são limpos e o cartão é renomeado para «Duplicado (mesclado)». Ele para de aparecer na busca, de se prender a negócios novos e sai das próximas detecções. Nada se perde: os dados já estão no cartão principal.
• Lead. O duplicado vai para o status do sistema «Fechado — perdido» com o motivo «Duplicado» e a data de fechamento. Os contatos e empresas dele já foram revinculados ao lead principal.
• Responsável. Opcionalmente, o duplicado neutralizado pode ser realocado para um usuário separado, para não poluir as listas dos vendedores ativos.
• Tag de serviço. Cada duplicado recebe nossa própria marca: é assim que a integração distingue os cartões dela dos demais (uma tag definida pelo usuário não serve, porque as pessoas a renomeiam e outras integrações escrevem nela).
• A tag To_delete. Quando o prazo de desfazer termina e o cartão não pode mais ser restaurado, uma rotina noturna adiciona essa tag. Filtre a base por ela e apague os duplicados usados em bloco, na mão, dentro do CRM.

Desfazer uma união

Antes de cada união é guardada uma cópia completa dos dois cartões. Enquanto o prazo estiver aberto, a união é desfeita pelo cartão do duplicado ou pelo histórico, com um botão.

O que volta: os campos do cartão principal ao estado anterior; o nome e todos os campos do duplicado restaurados da cópia; vínculos e tarefas revinculados; um lead recupera o status original e o motivo de perda é limpo.

O que não volta: os chats revinculados — o CRM não tem a operação «desvincular chat», então depois de desfazer a conversa continua visível também no cartão principal. Em nenhum caso há perda de dados.

• START — 15 dias
• PRO — 30 dias
• MAX — 90 dias

Dá para desfazer uma união isolada ou o resultado de uma passada em massa inteira. Vencido o prazo, a cópia é removida e o cartão recebe a tag To_delete, pronto para a exclusão manual.

Configurações

Abas da integração: Contatos, Empresas, Regras (para leads), União em massa, Histórico, Configurações.

Nas abas de contatos e empresas

• detecção de duplicados ligada ou não;
• ação: unir o duplicado ou marcá-lo, e o nome da tag;
• campos de correspondência (telefone, email) e lógica E/OU;
• atraso da união em segundos;
• estratégia de cartão principal;
• exceções: telefones, emails, máximo de contatos por empresa;
• ações pós-união: nota comparativa, tarefa para o responsável, responsável do duplicado neutralizado.

As configurações de empresas podem espelhar as de contatos, então se configura uma vez só.

Regras para leads

Uma lista priorizada de regras: qual lead fica, restrição por funil, escopo da união (dentro de um funil ou entre todos), etapas excluídas, concatenação de valores, nota de união e união adiada com atraso.

Histórico de uniões

Uma tabela com cada operação: data, cartão principal, a correspondência que apontou o duplicado, o duplicado e o status. Filtros: todos, unidos, ignorados, com tag, erros. Os ignorados mostram o motivo — cota esgotada ou semelhança de nome abaixo do limite, por exemplo.

Cada linha abre uma janela de comparação: o que havia no cartão principal, o que havia no duplicado e qual foi o resultado, com o botão de desfazer e a data-limite.

Limitações que vale conhecer antes

• Cartões não podem ser apagados — a API não oferece esse método às integrações. A exclusão final é sempre feita por uma pessoa no CRM, filtrando pela tag To_delete.
• Notas e linha do tempo do duplicado não são transferidas — a API de eventos é somente leitura. Esse histórico fica no duplicado neutralizado.
• A revinculação de chats é de mão única — o CRM não tem «desvincular chat».
• As cotas são contadas separadamente — tempo real e passadas em massa têm contadores próprios; gastar uma não consome a outra.

Planos

O preço é por conta, não por usuário. Não há período de teste: no lugar dele existe o plano START, gratuito de forma permanente. O plano é escolhido e pago dentro da integração.