Cara kerja AntiTwiks

Tujuan

AntiTwiks menemukan dan menggabungkan lead, kontak, dan perusahaan duplikat di Kommo. Bekerja dalam dua mode: memeriksa setiap kartu baru saat dibuat, dan membereskan seluruh basis data yang menumpuk dalam satu proses massal.

Kecocokan dicari lewat telepon dan email, bukan nama kartu: pelanggan yang sama dan dimasukkan tiga kali dengan tiga ejaan nama tetap ditemukan. Data duplikat pindah ke kartu utama, lalu duplikat dinetralkan — tanpa dihapus, karena platform tidak lagi mengizinkan integrasi menghapus kartu (lihat «Apa yang terjadi pada duplikat»).

Bagaimana duplikat dideteksi

Kontak dan perusahaan punya tab pengaturan sendiri; lead ditangani lewat tab Aturan. Logika dasarnya sama.

Kolom pencocokan

• Telepon — 10 digit terakhir dibandingkan. Format tidak masalah: +62 812-3456-7890 dan 081234567890 adalah nomor yang sama.
• Email — kecocokan persis, tanpa membedakan huruf besar-kecil.

Logika

• ATAU — cukup salah satu kolom cocok. Menangkap lebih banyak duplikat.
• DAN — semua kolom terpilih harus cocok. Lebih ketat, nyaris tanpa salah tangkap.

Pengaman tambahan

• Ambang kemiripan nama — kartu dengan nama yang tidak mirip tidak digabung meski teleponnya sama.
• Pengecualian — daftar telepon dan email yang tidak pernah dihitung sebagai sinyal duplikat (nomor kantor bersama, info@, jalur call center).
• Kotak centang pengecualian — kolom khusus di kartu: yang dicentang dilewati sepenuhnya.
• Batas kontak per perusahaan — perusahaan dengan banyak kontak tidak digabung secara tak sengaja.

Mode real-time

Kommo memberi tahu integrasi saat kartu dibuat, lalu tugasnya masuk antrean. Pemrosesan selalu di latar belakang — kartu yang sedang Anda buka tidak pernah macet.

• Jeda — 1 sampai 60 detik. Memberi waktu bagi integrasi lain untuk menulis telepon dan email ke kartu: tepat setelah dibuat, keduanya sering belum ada.
• Tindakan saat ketemu — gabungkan duplikat, atau beri tag. Memberi tag adalah cara aman untuk memulai: amati seminggu apa yang ditemukan, lalu aktifkan penggabungan.
• Setelah penggabungan — opsional menambahkan catatan perbandingan dan membuat tugas untuk penanggung jawab.

Penggabungan massal seluruh basis data

Punya tab sendiri. Satu proses membereskan tumpukan bertahun-tahun dan melewati tiga fase, ditampilkan sebagai pohon langkah:

1. Penarikan data. Kartu diambil dari CRM per halaman, dengan batas laju.
2. Deteksi. Indeks dibangun di sisi kami dan kecocokan dicari secara lokal — tanpa satu pun permintaan pencarian ke CRM. Karena itu basis data puluhan ribu kartu tidak berubah menjadi ribuan panggilan API.
3. Penggabungan. Pasangan diproses satu per satu; pohonnya menunjukkan berapa yang digabung, berapa yang dilewati, dan alasannya.

Proses bisa dihentikan kapan saja: penggabungan yang sudah jadi tetap ada dan masih bisa dibatalkan. Jika kuota paket habis di tengah jalan, proses langsung berhenti dan pasangan sisanya dihitung dilewati dengan alasan «kuota habis».

Kartu mana yang bertahan

Untuk kontak dan perusahaan, kartu utama ditentukan strategi yang Anda pilih:

• paling awal berdasarkan tanggal dibuat — biasanya kartu «historis» pelanggan;
• paling baru berdasarkan tanggal dibuat — yang segar, dengan data terkini;
• paling awal atau paling baru berdasarkan tanggal diubah.

Lead punya logika lebih kaya lewat aturan: aturan berjalan menurut prioritas dari atas ke bawah, dan di dalam aturan Anda memilih lead mana yang bertahan — paling awal, paling baru, yang punya tugas, yang lebih jauh di pipeline, atau yang anggarannya terbesar. Aturan juga bisa dibatasi pada satu pipeline, mengecualikan tahapan tertentu, dan menetapkan urutan pemecah seri.

Apa yang pindah ke kartu utama

Pemindahan selalu terjadi sebelum duplikat dinetralkan.

• Kolom. Nilai duplikat ditambahkan ke kartu utama. Dalam satu kolom, nilai disatukan tanpa pengulangan: telepon dibandingkan lewat 10 digit terakhir dan email tanpa membedakan huruf, jadi nomor sama dalam dua format tidak tersimpan dua kali.
• Tag. Ikut pindah, kecuali tag layanan kami: penanda internal tidak pernah sampai ke kartu yang bertahan.
• Tugas. Tugas terbuka milik duplikat dialihkan ke kartu utama, jadi tidak ada tugas yang tertinggal di duplikat yang sudah dinetralkan.
• Keterkaitan. Lead, perusahaan, dan kontak terkait dihubungkan ulang ke kartu utama dan dilepas dari duplikat.
• Percakapan. Chat duplikat (WhatsApp, Telegram, dan kanal lain) dihubungkan ulang ke kartu utama bersama seluruh riwayat pesan. Ini berlaku untuk kontak; perusahaan tidak punya chat, dan lead membawa percakapan lewat kontaknya.
• Catatan penggabungan. Kartu utama menerima catatan layanan yang membandingkan isi duplikat, isi kartu utama, dan hasil akhirnya.

Apa yang terjadi pada duplikat: dinetralkan, bukan dihapus

Menurut standar keamanan untuk integrasi publik, penghapusan kontak, lead, dan perusahaan ditutup di tingkat API: metode hapus tidak ada dan permintaannya mengembalikan error. Ini melindungi Anda dari aplikasi pihak ketiga yang menghapus basis data hanya karena satu bug. Jadi hari ini tidak ada integrasi resmi yang bisa «sekadar menghapus duplikat».

Sebagai gantinya, AntiTwiks melakukan ini:

• Kontak atau perusahaan. Semua kolom duplikat dikosongkan dan kartunya diganti nama menjadi «Duplikat (tergabung)». Kartu itu berhenti muncul di pencarian, berhenti menempel pada transaksi baru, dan dikeluarkan dari deteksi berikutnya. Tidak ada yang hilang: datanya sudah ada di kartu utama.
• Lead. Duplikat dipindahkan ke status sistem «Ditutup — kalah» dengan alasan «Duplikat» dan tanggal penutupan. Kontak dan perusahaannya sudah dihubungkan ulang ke lead utama sebelum itu.
• Penanggung jawab. Opsional, duplikat yang dinetralkan bisa dialihkan ke pengguna khusus supaya tidak mengotori daftar sales aktif.
• Tag layanan. Setiap duplikat mendapat penanda kami sendiri — begitulah integrasi membedakan kartunya dari yang lain (tag buatan pengguna tidak bisa dipakai: namanya diganti orang dan integrasi lain ikut menulis ke situ).
• Tag To_delete. Setelah masa pembatalan lewat dan kartu tidak bisa dipulihkan lagi, proses malam menambahkan tag ini. Filter basis data dengan tag tersebut lalu hapus duplikat yang sudah selesai secara massal, manual, di dalam CRM.

Membatalkan penggabungan

Cuplikan lengkap kedua kartu disimpan sebelum setiap penggabungan. Selama masa pembatalan berjalan, penggabungan bisa diurai dari kartu duplikat atau dari riwayat, cukup satu tombol.

Yang kembali: kolom kartu utama ke keadaan sebelumnya; nama dan seluruh kolom duplikat dipulihkan dari cuplikan; keterkaitan dan tugas dihubungkan kembali; lead memperoleh status aslinya dan alasan kalah dihapus.

Yang tidak bisa kembali: chat yang sudah dihubungkan ulang — CRM tidak punya operasi «lepas chat», jadi setelah dibatalkan percakapan tetap terlihat di kartu utama juga. Dalam kedua kasus tidak ada data yang hilang.

• START — 15 hari
• PRO — 30 hari
• MAX — 90 hari

Anda bisa membatalkan satu penggabungan atau hasil satu proses massal penuh. Setelah masanya habis, cuplikan dihapus dan kartu diberi tag To_delete sebagai siap dihapus manual.

Pengaturan

Tab integrasi: Kontak, Perusahaan, Aturan (untuk lead), Penggabungan massal, Riwayat, Pengaturan.

Di tab kontak dan perusahaan

• deteksi duplikat aktif atau tidak;
• tindakan: gabungkan duplikat atau beri tag, dan nama tagnya;
• kolom pencocokan (telepon, email) dan logika DAN/ATAU;
• jeda penggabungan dalam detik;
• strategi kartu utama;
• pengecualian: telepon, email, maksimum kontak per perusahaan;
• tindakan setelah penggabungan: catatan perbandingan, tugas untuk penanggung jawab, penanggung jawab untuk duplikat yang dinetralkan.

Pengaturan perusahaan bisa mencerminkan pengaturan kontak, jadi cukup dikonfigurasi sekali.

Aturan untuk lead

Daftar aturan berprioritas: lead mana yang bertahan, batasan pipeline, cakupan penggabungan (dalam satu pipeline atau lintas semua), tahapan yang dikecualikan, penggabungan nilai kolom, catatan penggabungan, dan penggabungan tertunda dengan jeda.

Riwayat penggabungan

Tabel semua operasi: tanggal, kartu utama, kecocokan yang menandai duplikat, duplikatnya sendiri, dan status. Filter: semua, tergabung, dilewati, diberi tag, error. Baris yang dilewati menampilkan alasannya — misalnya kuota habis atau kemiripan nama di bawah ambang.

Setiap baris membuka jendela perbandingan: apa yang ada di kartu utama, apa yang ada di duplikat, dan hasilnya, lengkap dengan tombol pembatalan serta tanggal batas.

Batasan yang perlu diketahui sejak awal

• Kartu tidak bisa dihapus — API tidak menyediakan metode itu untuk integrasi. Penghapusan akhir selalu dilakukan manusia di CRM, difilter dengan tag To_delete.
• Catatan dan linimasa duplikat tidak ikut pindah — API peristiwa hanya bisa dibaca. Riwayat itu tetap di duplikat yang dinetralkan.
• Penghubungan ulang chat bersifat satu arah — CRM tidak punya «lepas chat».
• Kuota dihitung terpisah — real-time dan proses massal punya penghitung sendiri; memakai yang satu tidak mengurangi yang lain.

Paket

Harga per akun, bukan per pengguna. Tidak ada masa uji coba — sebagai gantinya ada paket START yang gratis selamanya. Paket dipilih dan dibayar di dalam integrasi.