AntiTwiks nasıl çalışır

Amacı

AntiTwiks, Kommo’daki kopya müşteri, kişi ve şirket kayıtlarını bulur ve birleştirir. İki modda çalışır: her yeni kartı oluşturulduğu anda kontrol eder ve birikmiş tüm veritabanını tek toplu çalıştırmada temizler.

Eşleşme kart adına göre değil, telefon ve e-postaya göre aranır: aynı müşteri adı üç farklı yazımla üç kez girilmiş olsa da bulunur. Kopyanın verileri ana karta taşınır, sonra kopya etkisizleştirilir — silinmeden, çünkü platform artık entegrasyonların kart silmesine izin vermiyor (bkz. «Kopyaya ne oluyor»).

Kopyalar nasıl bulunur

Kişiler ve şirketler için ayrı ayar sekmeleri vardır; müşteri kayıtları «Kurallar» sekmesinden yönetilir. Temel mantık aynıdır.

Eşleşme alanları

• Telefon — son 10 hane karşılaştırılır. Yazım biçimi önemsizdir: +90 (532) 123 45 67 ile 05321234567 aynıdır.
• E-posta — büyük/küçük harf farkı gözetilmeden tam eşleşme.

Mantık

• VEYA — seçilen alanlardan herhangi biri eşleşir. Daha çok kopya yakalar.
• VE — seçilen tüm alanlar eşleşmelidir. Daha katı, neredeyse hiç yanlış eşleşme yok.

Ek emniyetler

• İsim benzerliği eşiği — telefon aynı olsa bile isimleri benzemeyen kartlar birleştirilmez.
• İstisnalar — hiçbir zaman kopya sinyali sayılmayan telefon ve e-posta listeleri (ofisin ortak numarası, info@, çağrı merkezi hattı).
• İstisna kutusu — kartta ayrı bir onay kutusu alanı: işaretli kart kontrol dışında kalır.
• Şirket başına kişi limiti — çok kişisi olan bir şirket kazara birleştirilmez.

Anlık mod

Kommo, kart oluşturulduğunda entegrasyona haber verir ve iş bir kuyruğa alınır. İşlem her zaman arka planda yürür — üzerinde çalıştığınız kart hiç donmaz.

• Gecikme — 1 ile 60 saniye arası. Diğer entegrasyonların telefon ve e-postayı karta yazması için zaman tanır: kart yeni oluşturulduğunda bu alanlar çoğu zaman boştur.
• Bulununca yapılacak — kopyayı birleştir ya da etiketle. Etiketleme güvenli başlangıçtır: bir hafta neyin bulunduğunu izleyin, sonra birleştirmeyi açın.
• Birleştirmeden sonra — isteğe bağlı karşılaştırma notu eklenir ve sorumluya görev açılır.

Tüm veritabanında toplu birleştirme

Kendi sekmesi vardır. Tek çalıştırma yılların birikimini çözer ve arayüzde adım ağacı olarak görünen üç aşamadan geçer:

1. Veri çekme. Kartlar CRM’den sayfa sayfa, hız sınırıyla çekilir.
2. Tespit. Dizin bizim tarafımızda kurulur ve eşleşmeler yerelde bulunur — CRM’e tek bir arama isteği bile gitmeden. Bu yüzden on binlerce kartlık bir veritabanı binlerce API çağrısına dönüşmez.
3. Birleştirme. Çiftler sırayla işlenir; ağaçta kaçının birleştiği, kaçının atlandığı ve nedeni görünür.

Çalıştırma istediğiniz an durdurulabilir: yapılmış birleştirmeler kalır ve hepsi hâlâ geri alınabilir. Paket kotası ortada biterse çalıştırma hemen durur, kalan çiftler «kota doldu» nedeniyle atlanmış sayılır.

Hangi kart kalır

Kişi ve şirketlerde ana kartı seçtiğiniz strateji belirler:

• oluşturma tarihine göre en eski — genelde müşterinin «tarihsel» kartı;
• oluşturma tarihine göre en yeni — güncel verileri taşıyan kart;
• değişiklik tarihine göre en eski ya da en yeni.

Müşteri kayıtlarında mantık daha zengindir ve kurallarla tanımlanır: kurallar yukarıdan aşağıya önceliğe göre işler, kural içinde hangi kaydın kalacağını siz seçersiniz — en eski, en yeni, görevi olan, hunide daha ileri olan ya da bütçesi en yüksek olan. Ayrıca kural tek bir huniyle sınırlanabilir, belirli aşamalar hariç tutulabilir ve eşitlik bozan sıralama tanımlanabilir.

Ana karta ne taşınır

Taşıma her zaman kopya etkisizleştirilmeden önce yapılır.

• Alanlar. Kopyanın değerleri ana karta eklenir. Aynı alan içinde değerler tekrarsız birleşir: telefonlar son 10 haneye, e-postalar büyük/küçük harf gözetmeden karşılaştırılır; böylece aynı numara iki formatta iki kez durmaz.
• Etiketler. Servis etiketlerimiz hariç taşınır: iç işaretlerimiz hiçbir zaman kalan karta geçmez.
• Görevler. Kopyanın açık görevleri ana karta aktarılır; etkisizleştirilmiş bir kartta görev asılı kalmaz.
• Bağlantılar. İlişkili müşteri kayıtları, şirketler ve kişiler ana karta bağlanır, kopyadan çözülür.
• Yazışmalar. Kopyanın sohbetleri (WhatsApp, Telegram ve diğer kanallar) tüm mesaj geçmişiyle birlikte ana karta bağlanır. Bu kişiler için geçerlidir; şirketlerin sohbeti yoktur, müşteri kayıtları ise sohbetleri kendi kişileri üzerinden taşır.
• Birleştirme notu. Ana kartta, kopyada ne vardı, ana kartta ne vardı ve sonuç ne oldu bilgisini karşılaştıran bir servis notu oluşur.

Kopyaya ne oluyor: siliniyor değil, etkisizleştiriliyor

Herkese açık entegrasyonların güvenlik standartlarına göre kişi, müşteri ve şirket silmek API düzeyinde kapalıdır: silme yöntemi yoktur ve istek hata döner. Bu, üçüncü taraf bir uygulamanın tek hatayla veritabanını silmesine karşı korumadır. Yani bugün hiçbir meşru entegrasyon «kopyayı öylece silemez».

AntiTwiks bunun yerine şunları yapar:

• Kişi veya şirket. Kopyanın tüm alanları temizlenir ve kart «Kopya (birleştirildi)» olarak yeniden adlandırılır. Aramada çıkmaz, yeni fırsatlara bağlanmaz ve sonraki taramaların dışında kalır. Hiçbir şey kaybolmaz: veriler zaten ana karttadır.
• Müşteri kaydı. Kopya, «Kapandı — kaybedildi» sistem durumuna, «Kopya» kayıp nedeni ve kapanış tarihiyle alınır. Kişileri ve şirketleri bu noktada ana kayda çoktan bağlanmıştır.
• Sorumlu. Etkisizleştirilen kopya isteğe bağlı olarak ayrı bir kullanıcıya devredilebilir; böylece aktif temsilci listelerini kirletmez.
• Servis etiketi. Her kopya kendi işaretimizi alır: entegrasyon kendi kartlarını böyle ayırt eder (kullanıcı etiketi bu iş için uygun değildir — adı değiştirilir ve başka entegrasyonlar da ona yazar).
• To_delete etiketi. Geri alma süresi dolup kart artık geri getirilemediğinde gece çalışan görev bu etiketi ekler. Veritabanını bu etiketle filtreleyip biten kopyaları CRM içinde kendi elinizle toplu silin.

Birleştirmeyi geri alma

Her birleştirmeden önce iki kartın tam anlık görüntüsü saklanır. Süre dolmadıkça birleştirme, kopyanın kartından ya da geçmiş listesinden tek düğmeyle çözülebilir.

Geri gelenler: ana kartın alanları eski hâline döner; kopyanın adı ve tüm alanları anlık görüntüden geri yüklenir; bağlantılar ve görevler yerine bağlanır; müşteri kaydı özgün durumuna döner ve kayıp nedeni silinir.

Geri gelmeyenler: yeniden bağlanan sohbetler — CRM’de «sohbet bağlantısını kaldır» işlemi yoktur, bu yüzden geri almadan sonra yazışma ana kartta da görünmeye devam eder. Her iki durumda da veri kaybı olmaz.

• START — 15 gün
• PRO — 30 gün
• MAX — 90 gün

Tek bir birleştirmeyi de, toplu bir çalıştırmanın tamamını da geri alabilirsiniz. Süre dolunca anlık görüntü silinir ve kart, elle silinmeye hazır olarak To_delete etiketiyle işaretlenir.

Ayarlar

Entegrasyon sekmeleri: Kişiler, Şirketler, Kurallar (müşteri kayıtları için), Toplu birleştirme, Geçmiş, Ayarlar.

Kişiler ve şirketler sekmelerinde

• kopya tespiti açık mı kapalı mı;
• eylem: kopyayı birleştir ya da etiketle, ve etiket adı;
• eşleşme alanları (telefon, e-posta) ve VE/VEYA mantığı;
• saniye cinsinden birleştirme gecikmesi;
• ana kart stratejisi;
• istisnalar: telefonlar, e-postalar, şirket başına en fazla kişi;
• birleştirme sonrası eylemler: karşılaştırma notu, sorumluya görev, etkisizleştirilen kopyanın sorumlusu.

Şirket ayarları kişi ayarlarını yansıtabilir; böylece tek seferde yapılandırırsınız.

Müşteri kayıtları için kurallar

Öncelikli kural listesi: hangi kayıt kalır, huni kısıtı, birleştirme kapsamı (tek huni içinde ya da tümünde), hariç tutulan aşamalar, alan değerlerini birleştirme, birleştirme notu ve gecikmeli birleştirme.

Birleştirme geçmişi

Her işlemin tablosu: tarih, ana kart, kopyayı işaretleyen eşleşme, kopyanın kendisi ve durum. Filtreler: tümü, birleştirilenler, atlananlar, etiketlenenler, hatalar. Atlananlarda neden görünür — örneğin kotanın dolması ya da isim benzerliğinin eşiğin altında kalması.

Her satır bir karşılaştırma penceresi açar: ana kartta ne vardı, kopyada ne vardı, sonuç ne oldu; geri alma düğmesi ve sürenin bitiş tarihiyle birlikte.

Baştan bilinmesi gereken sınırlar

• Kartlar silinemez — API entegrasyonlara böyle bir yöntem sunmuyor. Son silme işlemini her zaman bir insan, CRM içinde To_delete etiketiyle filtreleyerek yapar.
• Kopyanın notları ve zaman çizelgesi taşınmaz — olay API’si yalnızca okunabilir. Bu geçmiş etkisizleştirilmiş kopyada kalır.
• Sohbet aktarımı tek yönlüdür — CRM’de «sohbet bağlantısını kaldır» yok.
• Kotalar ayrı sayılır — anlık mod ve toplu çalıştırmaların kendi sayaçları vardır; birini harcamak diğerini tüketmez.

Paketler

Fiyat kullanıcı başına değil, hesap başınadır. Deneme süresi yoktur; onun yerine kalıcı ücretsiz START paketi vardır. Paket entegrasyonun içinden seçilip ödenir.