O mercado tem centenas de CRMs, e quase todas prometem aumentar as vendas, automatizar o negócio e colocar ordem na casa. Na prática, a causa de uma implantação que dá errado raramente está no CRM. Em geral, o problema é que o sistema foi escolhido errado: olhando o preço, a fama da marca ou a dica de um conhecido. E o ponto de partida tem que ser outro. Abaixo está a ordem em que se escolhe um CRM para não refazer tudo daqui a seis meses.
Passo 1. Liste os problemas que o CRM tem que resolver
Não abra os sites de CRM antes de entender o que exatamente incomoda no trabalho da empresa. Sente e liste os problemas. Por exemplo:
- pedidos novos se perdem;
- os vendedores esquecem de retornar para os clientes;
- ninguém sabe com o que a equipe ocupa o dia inteiro;
- o gestor não enxerga a carga do time;
- as tarefas saem com atraso;
- não há um histórico único de conversa com o cliente;
- as mensagens de WhatsApp, Telegram, Instagram e e-mail ficam em lugares diferentes.
Essa lista vira o seu briefing. CRM é ferramenta para tarefas concretas, não um fim em si. Se você ainda não tem certeza se precisa de um, comece por um panorama simples: o que é CRM e quando vale a pena adotar.
Passo 2. Selecione 2 ou 3 CRMs e compare
Não tente abraçar o mercado todo. Bastam 2 ou 3 soluções que à primeira vista servem, e é entre elas que você compara. E olhe além das funções básicas: funil e cartões todas têm. Quem decide são duas coisas que se percebem depois.
Tem ecossistema de extensões?
Um bom CRM funciona como uma loja de aplicativos: em volta dele há centenas de apps de parceiros, widgets e integrações que somam recursos. Hoje você não precisa deles. Daqui a um ano, talvez precise:
- controle do tempo de resposta;
- tradução e análise das conversas;
- inteligência artificial;
- gestão eletrônica de documentos;
- controle de estoque;
- relatórios adicionais;
- integração com ERP e financeiro.
Quanto mais desenvolvido o marketplace de apps, mais tempo o CRM cresce junto com o negócio em vez de bater no teto. Em sistemas maduros, como o Kommo, o marketplace tem centenas de widgets, e a extensão de que você precisa costuma já estar pronta, em vez de ser escrita do zero.
O CRM cobre todos os seus canais?
Teste o funcionamento com os canais pelos quais os clientes realmente chegam até você:
- WhatsApp, Telegram, Instagram, Facebook;
- e-mail e telefonia;
- site e chats online.
O que importa não é existir a integração, e sim ela ser estável. Se a integração cai toda hora, a equipe perde mensagens, ligações e pedidos, e junto com eles, dinheiro. Por isso, leia avaliações justamente sobre a confiabilidade dos canais, não só sobre a beleza da interface. Se o núcleo das suas vendas é a conversa nos mensageiros, olhe para sistemas construídos em torno dela: como isso funciona a gente explica no guia sobre conectar o WhatsApp no Kommo.
Passo 3. Olhe a interface
Esse passo é subestimado, e sem motivo. A equipe vai trabalhar no CRM todo dia, por várias horas. Se a interface é ruim e irrita, a velocidade cai e a implantação emperra: as pessoas voltam quietas para o caderno e a conversa solta. Não confie nos prints do site, peça uma demonstração ou pegue um período de teste e deixe dois vendedores usarem o sistema na prática.
Passo 4. Não escolha um CRM só porque é grátis
Quase todo CRM grátis tem limites. Depois você descobre que se pagam à parte:
- integrações e automação;
- relatórios e funções avançadas;
- usuários adicionais;
- volume de armazenamento e acesso à API.
O custo final de um CRM grátis costuma ficar mais alto que o de um pago com preço transparente: integrações, automação, relatórios e usuários extras você paga tudo à parte. Por isso, escolha um sistema em que fique claro de cara pelo que você paga: por usuário, por conta ou por plano. Se quiser ver isso num comparativo concreto, veja a análise Kommo ou Bitrix24, lá está esmiuçado onde o plano grátis compensa e onde vira gasto a mais.
Passo 5. Abra o marketplace de apps antes de comprar
A maioria dos CRMs de hoje tem o próprio marketplace de extensões. Abra antes de escolher, talvez a solução de que você precisa já esteja pronta:
- controle do trabalho dos vendedores;
- integração com o financeiro e telefonia;
- análise de dados e soluções por setor;
- assinatura eletrônica e geração de documentos;
- assistentes de IA.
A lógica é simples: se a extensão de que você precisa não existe hoje, é bem provável que não exista nem daqui a alguns anos. Já um marketplace desenvolvido é folga para crescer.
Configurar o CRM sozinho ou com um integrador?
Tecnicamente, sim, o funil básico você monta sozinho. Na prática, nem sempre vale. Com um integrador certificado costuma sair mais rápido, mais barato e com menos retrabalho. Eis por quê.
Você já sai com um sistema funcionando
O integrador já passou por dezenas de projetos parecidos. Ele conhece as ciladas típicas e ajuda a desviar delas antes do lançamento, em vez de refazer a configuração um mês depois, quando a equipe já está trabalhando nela.
Você tem a quem recorrer
Todo CRM muda com o tempo: a API se atualiza, saem novas versões das integrações, mudam as regras dos mensageiros. Cedo ou tarde, vai chegar a hora em que você precisa de um especialista. Procurar um no meio da semana, quando os pedidos pararam de chegar ou a telefonia emudeceu, é uma péssima estratégia. Bem mais tranquilo é já ter o suporte à mão.
O suporte do Kommo é um modelo, não um defeito
O suporte do Kommo gera discussão nas avaliações, mas a questão está no modelo. Quem dá a ajuda aprofundada não é o próprio Kommo, e sim os seus parceiros integradores. O Kommo tem uma linha direta, só que ela é geral: entender a sua configuração, os seus canais e o seu funil é tarefa do parceiro que tocou o projeto.
Por isso, quem escreve no chat geral e fica esperando acha que o suporte é fraco, quando na verdade bateu na porta errada. Com um integrador, tudo funciona como foi pensado: caiu o WhatsApp numa sexta à noite ou precisa ajustar uma automação, quem responde é uma pessoa que conhece a sua conta, não um atendente começando do zero. Essa pessoa somos nós. E tem um detalhe que pesa por aqui: um WhatsApp mal conectado pode fazer a Meta bloquear o seu número; um integrador conecta pela API oficial do jeito certo para você não tomar ban, e o suporte fica no seu idioma e no seu fuso.
Muitas vezes o suporte não custa nada
Os parceiros oficiais do CRM recebem uma comissão do próprio CRM pela venda das licenças. Por isso, o cliente paga a licença pelo preço normal, sem nada a mais, e em troca ganha meses adicionais, consultoria e suporte técnico. As condições variam de parceiro para parceiro, então vale confirmar esse ponto antes. Nós somos parceiros certificados Kommo e trabalhamos exatamente nesse modelo.
Tem que criar o hábito na equipe: são 2 a 3 meses
Aqui o Kommo é forte: a interface simples e os mensageiros numa janela só reduzem a resistência. Mas só a ferramenta não basta, o hábito tem que ser cultivado. Para os vendedores tocarem os negócios no sistema todo dia, em vez de voltarem para o caderno e o celular pessoal, são 2 a 3 meses de disciplina, e não um "instalou e pronto".
Esse é o segundo trabalho do integrador depois da configuração: treinar a equipe e conduzi-la ao longo desses primeiros meses. Sem isso, até o CRM mais cômodo vira um catálogo caro que ninguém usa.
Conclusão: o que fica no resumo
Um bom CRM não é o que tem mais funções. Um bom CRM é o que:
- resolve os seus problemas atuais da lista do passo 1;
- segura todos os seus canais de conversa, e segura de forma estável;
- tem um ecossistema de extensões desenvolvido;
- é confortável para a equipe, não só para o gestor;
- é transparente no custo;
- consegue crescer junto com a empresa.
E por último. Não escolha um CRM "para hoje", escolha uma plataforma em que o negócio vai rodar tranquilo nos próximos 5 a 10 anos. Para o pequeno e médio negócio que vende pela conversa, quem atende mais a esses critérios costuma ser o Kommo. Mas teste pela lista acima no seu caso: a boa escolha é a feita sob medida para as suas necessidades, não pela dica dos outros.
A gente ajuda a escolher e conectar
Conte sobre as suas necessidades e canais de venda: a gente indica qual CRM fecha a sua lista de problemas e diz na lata se o seu caso não for o Kommo. E, se servir, conecte com a gente. Ao pagar as licenças através de nós, até 3 meses de bônus e suporte técnico gratuito.