Un embudo en Kommo funciona cuando reproduce el recorrido real del cliente, el camino desde la solicitud hasta el pago. Solo entonces las etapas dejan ver dónde están los negocios, cuántos son y en qué punto se atascan. La tarea del integrador no es «poner etapas», sino reconstruir el recorrido del cliente y reflejarlo en el embudo.
Abajo va cómo armar ese embudo: reconstruir el recorrido, traducirlo a etapas, comprobar el resultado, ajustar la operación diaria y conectar las herramientas.
Qué es un embudo de ventas y para qué le sirve al negocio
Un embudo de ventas —o pipeline— es la secuencia de etapas por las que pasa un negocio desde la solicitud hasta el pago. Su función es reflejar el recorrido del cliente: cómo se mueve de verdad, no cómo describió el dueño el proceso «en el papel».
Cuando las etapas coinciden con el recorrido real, el embudo muestra tres cosas: dónde están ahora los negocios, cuántos hay en cada etapa y en qué transición se pierden. Cuando no coinciden, los vendedores no llevan el embudo y los informes no reflejan la realidad.
Por eso el primer trabajo del integrador no es configurar, sino reconstruir el recorrido.
El principio: una etapa es una acción terminada, no un estado
Una etapa del embudo es una acción medible que ya ocurrió. No la intención del vendedor ni el ánimo del cliente.
| Formulación | Tipo | Qué está mal |
|---|---|---|
| «Enviamos la propuesta» | acción | se comprueba con un hecho |
| «Recibimos el pago» | acción | se comprueba con un hecho |
| «Está pensándolo» | estado | no se puede medir, los negocios se estancan |
| «Volver a llamar» | estado | no se sabe qué pasó |
Nombra las etapas con un verbo de acción terminada: «Calificamos», «Hicimos la reunión», «Enviamos la propuesta». Así distintos vendedores entienden la etapa de la misma forma, y por el nombre queda claro qué debe ocurrir para pasar a la siguiente.
Paso 1. Reconstruye el recorrido del cliente antes de configurar
Antes de abrir Kommo, reconstruye el recorrido del cliente junto con el dueño del negocio. Las preguntas básicas:
- ¿De dónde llega la solicitud y qué pasa con ella en los primeros minutos?
- ¿Qué hace el vendedor después: llama, escribe, envía materiales?
- ¿En qué momento recibe el cliente el precio y en qué forma: de palabra, propuesta, factura?
- ¿Qué debe ocurrir para que un negocio se considere ganado? ¿Y perdido?
Anota lo que pasa de verdad, no el proceso que se desearía. El resultado de este paso es una lista de acciones reales en orden. Eso es el recorrido.
Paso 2. Traduce el recorrido a etapas (5–8)
Cada acción del recorrido se convierte en una etapa. Mantén entre 5 y 8: cada etapa de más es un lugar donde el negocio puede atascarse y una fila que el vendedor tiene que sostener a mano. La estructura base:
- Calificamos: queda claro quién es el cliente y si encaja.
- Hicimos la reunión o detectamos la necesidad.
- Enviamos la propuesta o la factura.
- Negociación.
- Recibimos el pago.
- Logrado con éxito.
Según el nicho del cliente, las etapas se recortan o se agregan. Comprueba cada etapa con una sola pregunta: «¿aquí ocurre una acción medible?». Si no, la etapa sobra.
Prompt: arma las etapas a partir del recorrido en unos minutos
El Paso 2 se puede acelerar con IA. Dale a ChatGPT o Claude la descripción del proceso del Paso 1 y te propondrá las etapas según las reglas de arriba. Aquí la IA es un asistente para el borrador, no un piloto automático: la decisión final es tuya.
Cómo usarlo:
- Reúne las respuestas del cliente del Paso 1: cómo avanza de verdad el negocio desde la solicitud hasta el pago.
- Copia el prompt de abajo en ChatGPT o Claude.
- Pega la descripción del cliente al final del prompt, en lugar de
[DESCRIPCIÓN DEL PROCESO]. - Revisa el resultado con el Paso 4: ¿las etapas son acciones? ¿son de 5 a 8? ¿se ve el recorrido?
Eres un experto en configurar embudos de ventas en Kommo. Soy un integrador y
le estoy configurando el embudo a un cliente. Abajo va la descripción de cómo
ocurre de verdad la venta en este cliente. Conviértela en un embudo según estas
reglas:
1. Una etapa es una acción medible y terminada, nombrada con un verbo en pasado:
«Calificamos», «Enviamos la propuesta», «Recibimos el pago». NO un estado
(«Está pensándolo», «Volver a llamar», «En curso», «En pausa»); rechaza esas
formulaciones y reescríbelas como acción.
2. Entre 5 y 8 etapas. Si salen más, une las que sean cercanas.
3. No incluyas en el embudo las solicitudes en bruto: viven en los Entrantes. El
embudo empieza en el momento en que el vendedor toma el negocio en sus manos.
4. No metas en el embudo principal los negocios aplazados ni los fríos («volver a
llamar en medio año», «sin presupuesto», «se enfrió»); propón para ellos un
embudo aparte.
5. Si la descripción está incompleta, primero hazme preguntas de aclaración y
después entrega el resultado.
Entrega:
— El embudo principal en una tabla: Etapa | Qué hace pasar el negocio a la
siguiente etapa | Qué tarea ponerle automáticamente al vendedor.
— Embudos aparte, si hacen falta.
— 1 o 2 observaciones: qué parte de la descripción parece una «etapa-trampa»
(un estado en lugar de una acción).
Descripción del proceso del cliente:
[DESCRIPCIÓN DEL PROCESO]El prompt repite las reglas de este artículo, así que la IA entrega etapas-acción, separa los Entrantes y propone un embudo aparte para los aplazados. Aun así, revisa el resultado: la IA se equivoca, sobre todo si la descripción del proceso está incompleta.
Paso 3. Deja las solicitudes en bruto en los Entrantes
En Kommo, la bandeja de Entrantes (leads sin clasificar) es la zona previa al embudo, donde caen las solicitudes que el vendedor todavía no tomó en sus manos. Es el único sitio donde un negocio puede no tener responsable. En cuanto se toma la solicitud, pasa al embudo y queda con un vendedor concreto.
Si pones las solicitudes en bruto en la primera etapa del embudo, se mezclan dos estados distintos, «todavía sin procesar» y «en curso», y se pierde el control sobre la velocidad de la primera respuesta. La rapidez del primer contacto influye mucho en la conversión, así que se la lleva a un control aparte (mira la sección sobre herramientas).
Paso 4. Comprueba que el embudo refleja el recorrido
El criterio de listo es uno solo: por el embudo se ve de inmediato dónde están los clientes y cuántos hay en cada etapa. Si para eso hay que adivinar o abrir las tarjetas, el recorrido se reconstruyó mal; vuelve al Paso 1.
Mantén en el embudo solo los negocios activos
Trabajar el embudo es mover los negocios hacia el pago, no acumularlos. Un número alto de negocios «en curso» no es un indicador: un negocio que no se mueve es dinero congelado, no un resultado.
En el embudo principal deja solo los negocios donde hay intención mutua de trabajar ahora. Los aplazados («volver a llamar en medio año», «sin presupuesto hasta la primavera», «se enfrió») pásalos a un embudo aparte con su propio proceso: contactos esporádicos, campañas, calentamiento. Si no, el embudo principal se llena de lastre y los informes de conversión se distorsionan.
El criterio para un embudo aparte: otro proceso de venta, no otra etapa del mismo proceso. Las ventas nuevas y la reactivación de aplazados son procesos distintos, por eso van en embudos distintos. Los leads calientes y los fríos son un mismo proceso en etapas distintas, ahí no hace falta un embudo aparte.
Herramientas para trabajar el embudo
El embudo por sí solo no mueve los negocios. El conjunto mínimo de ajustes:
Distribución de negocios
Una solicitud que se queda sin responsable se estanca y pierde conversión. Configura la distribución automática: el negocio entrante se asigna al vendedor que está en línea ahora, no a uno ausente o saturado. Para turnos rotativos y equipos remotos, esa tarea la resuelve el widget Peresmenka, que reparte las solicitudes según el estado «en línea».
Tareas automáticas en las etapas
La regla: cada negocio activo tiene una tarea siguiente. Sin tarea, el negocio se detiene. Configura los robots de Kommo: al pasar a la etapa «Enviamos la propuesta», se crea de forma automática la tarea «llamar en 2 días». Las tareas son el mecanismo que físicamente mueve los negocios por el embudo.
Informe de conversión por etapa
El embudo mide la conversión de la transición entre etapas y muestra el cuello de botella.
Sin etapas-espejo esa pérdida no se ve, y la empresa sube la publicidad en lugar de trabajar el cierre. Para que los informes sean completos, las etapas necesitan campos correctos; la agrupación de campos la resuelve el widget Advanced Fields (otro tema aparte).
Reparto de etapas entre los vendedores
Por defecto, un mismo vendedor lleva el negocio desde la solicitud hasta el pago: califica los fríos y cierra los calientes. Son habilidades distintas. El embudo permite asignar vendedores a etapas: uno procesa los entrantes, otro cierra.
Errores frecuentes al configurar el embudo
- Etapas-estado («Está pensándolo», «En pausa») en lugar de acciones.
- Más de 8 a 10 etapas «para tener más detalle».
- Solicitudes en bruto en la primera etapa en lugar de en los Entrantes.
- Negocios aplazados en el embudo principal.
- Sin tareas automáticas: los negocios se detienen.
- El embudo no coincide con el recorrido real, y los vendedores no lo llevan.
El embudo da la estructura. El siguiente paso es controlar la ejecución: la velocidad de la primera respuesta y la actividad de los vendedores. Esas tareas las cubren el control de velocidad de respuesta (SLA) y el Panel de actividad.