Peresmenka: Vardiya Yöneticisi — Vardiya yönetimi ve müşteri dağıtımı

Amaç

Peresmenka: Vardiya Yöneticisi, satış departmanlarının temel sorununu çözer: bir yönetici vardiyasını bitirdiğinde, müşterileri sorumlusuz kalır. Müşteriler bekler, dönüşüm düşer.

Widget, hangi yöneticilerin şu anda vardiyada olduğunu otomatik olarak takip eder ve gelen müşterileri yalnızca çevrimiçi olanlara yönlendirir. Bir yönetici ayrıldığında, aktif müşterileri anında meslektaşlarına devredilir.

Kimler için: vardiyalı çalışan satış departmanları, farklı saat dilimlerindeki dağıtık ekipler, çağrı merkezleri, servis birimleri.

Nasıl çalışır

Widget iki döngüde çalışır: vardiya takibi ve müşteri dağıtımı.

Yönetici durumları

Her yönetici üç durumdan birinde olabilir:

Çevrimiçi — vardiyada, yeni müşteri alır
Duraklatıldı — geçici olarak müşteri almıyor (mola, toplantı)
Çevrimdışı — vardiyada değil, müşteri atanmıyor

Gelen müşterilerin dağıtımı

CRM'e yeni bir müşteri geldiğinde, widget gruptaki hangi yöneticilerin çevrimiçi olduğunu belirler ve müşteriyi en az yükü olana atar. Herkes çevrimdışıysa, müşteri dağıtılmaz ve birisi vardiyaya başlayana kadar bekler.

Vardiya bitiminde yeniden dağıtım

Bir yönetici vardiyasını bitirdiğinde, takip edilen durumlardaki tüm aktif müşterileri vardiyada kalan meslektaşlarına devredilir. Dağıtım dengelidir — herkesin mevcut yükü dikkate alınır.

Yük dengeleme: widget, müşteri dağıtımının yerel bir kopyası olan bir «ayna» tutar. Bu sayede yüksek gelen akışında bile dağıtım her zaman dengeli olur.

Rakiplerden farkı

Gerçek vardiyalar, program değil. Çoğu alternatif sabit programa göre çalışır. Shift Manager yöneticinin gerçek varlığını takip eder — erken ayrılırsa müşteriler programa göre değil, hemen yeniden dağıtılır.
Vardiyayı kaybetmeden duraklatma. Yönetici duraklatabilir (öğle yemeği, toplantı) — yeni müşteri gelmez ama vardiya sona ermez ve müşteriler yeniden dağıtılmaz.
Üç vardiya modu. Manuel (yönetici düğmeye basar), otomatik (CRM'deki etkinliğe göre) ve hibrit (otomatik başlangıç, manuel kontrol imkanıyla).
Pipeline'lara göre esnek ayar. Farklı yönetici grupları farklı pipeline ve durumlarla çalışabilir. Bir pipeline — bir departman, diğeri — başka bir departman.
Gerçek zamanlı istatistikler. Kim vardiyada, kaç müşteri dağıtıldı, yeniden dağıtıldı, iade edildi — filtreleri ve sayfalamayı olan ayrı bir sayfada.
Dengeli dağıtım. Rastgele değil — her yöneticinin mevcut yükü dikkate alınır.

Kurulum

Widget'ı Kommo marketplace'inden yükleyin veya kurulum için bize yazın.
Widget ayarlarına gidin (Ayarlar → Entegrasyonlar → Shift Manager).
Widget adına tıklayın — iframe'de gelişmiş ayarlar sayfası açılacaktır.

Vardiya modu

İlk ayar, yöneticilerin vardiyaya nasıl giriş yapıp çıkacağını belirler.

Mod	Açıklama
Manuel	Yönetici, Kommo arayüzünde «Vardiyayı Başlat» / «Vardiyayı Bitir» düğmesine basar. Tam kontrol.
Otomatik	CRM'deki etkinlik algılandığında (sayfa açma, işlemler) vardiya otomatik başlar. Hareketsizlik zaman aşımında sona erer.
Hibrit	Vardiya otomatik başlar, ancak yönetici manuel olarak bitirebilir veya duraklatabilir.

Hareketsizlik zaman aşımı. Otomatik ve hibrit modlarda, yönetici belirli bir süre hareketsiz kaldığında «Duraklatıldı» durumuna, ardından «Çevrimdışı» durumuna geçirilir. «Dağıtım» bölümünde ayarlanır.

Gruplar ve pipeline'lar

Burada dağıtıma kimlerin katılacağını ve hangi pipeline/durumlarda çalışacağını belirlersiniz.

Kullanıcı grupları

Kommo grup listesinden yönetici gruplarını seçin. Yalnızca seçilen gruplardaki kullanıcılar vardiya ve dağıtım sistemine katılır.

Her grup için durumlar

Seçilen her grup için dağıtımın hangi pipeline ve durumlarda çalışacağını belirtin. Tüm pipeline'ı veya belirli durumları seçebilirsiniz.

Örnek: «Satış Departmanı» grubu, «Satış» pipeline'ındaki «Yeni başvuru» ve «Değerlendirme» durumlarıyla çalışır. «Servis» grubu ise «Destek» pipeline'ının tüm durumlarıyla çalışır.

Yeni müşterilerin dağıtımı

Dağıtım modu

Dağıtımı bağlamanın iki yolu:

Ayarlar üzerinden — takip edilen durumlardaki tüm yeni müşteriler için dağıtım otomatik çalışır.
Digital Pipeline üzerinden — dağıtım, Digital Pipeline'da bir işlem olarak tetiklenir. Yalnızca belirli müşterileri dağıtmanız gerektiğinde kullanışlıdır.

Çalışma saatleri

Yeni müşteri dağıtımının çalıştığı zaman aralığı. Bu aralığın dışında gelen müşteriler dağıtılmaz. Varsayılan: 09:00 — 18:00.

Dağıtım gecikmesi

Vardiya başlangıcından sonra yöneticinin yeni müşteri almadığı süre (dakika). Yöneticiye işe «ısınma» zamanı vermek için kullanışlıdır.

Hareketsizlikte duraklatma

Hareketsiz yöneticinin otomatik olarak duraklatıldığı süre (dakika). Duraklatmada yönetici yeni müşteri almaz, ancak mevcut müşterileri yeniden dağıtılmaz.

Müşterilerin yeniden dağıtımı

Yöneticinin vardiyadan ayrılması ve müşterilerinin meslektaşlarına devredilmesi gereken durumlar için ayarlar.

Yeniden dağıtım çalışma saatleri

Yeniden dağıtımın çalıştığı zaman aralığı. Bu aralığın dışında, ayrılan yöneticinin müşterileri taşınmaz.

Yeniden dağıtım gecikmesi

Yöneticinin vardiyadan ayrılmasından sonra yeniden dağıtımın başlayacağı süre (dakika). Yöneticinin kısa sürede geri dönebileceği durumlar (kısa süreli bağlantı kesintisi) için kullanışlıdır.

Müşterilerin meslektaşlara devri

Çevrimdışı yöneticinin müşterilerinin vardiyadaki meslektaşlarına devredildiği süre (dakika). Boş bırakılırsa devir anında gerçekleşir.

Ek ayarlar

Hariç tutma alanı

Bir özel müşteri alanı seçin. Bu alan doluysa, müşteri dağıtım ve yeniden dağıtıma dahil edilmez. VIP müşteriler veya yönetici tarafından kişisel olarak takip edilen müşteriler için kullanışlıdır.

Müşterilerin iadesi

Etkinleştirilirse, yönetici vardiyaya döndüğünde, yokluğunda yeniden dağıtılmış olan «kendi» müşterileri kendisine iade edilir.

Olay notları

Etkinleştirilirse, her dağıtım, yeniden dağıtım veya iade işleminde müşteriye otomatik olarak not eklenir. Denetim ve kontrol için kullanışlıdır.

İstatistikler

«İstatistikler» sekmesinde sistemin çalışmasına ilişkin tüm bilgiler mevcuttur:

Özet — dönem boyunca toplam dağıtım, yeniden dağıtım ve iade sayısı
Olay tablosu — müşteri numarası, sorumlular ve zaman ile her işlemin ayrıntılı günlüğü
Filtreler — tarih, olay türü ve kullanıcıya göre
Yan panel — tüm yöneticilerin mevcut durumu (çevrimiçi / duraklatıldı / çevrimdışı) ve son etkinlik zamanı

Çoklu dil desteği: istatistik ve ayarlar arayüzü 6 dilde mevcuttur — Rusça, İngilizce, İspanyolca, Portekizce, Türkçe, Endonezce. Dil, Kommo hesap ayarlarına göre otomatik olarak belirlenir.